Смета мероприятия — это таблица всех расходов и доходов события: сколько ты планируешь потратить и заработать и сколько вышло на деле. Чтобы её составить, выпиши статьи расходов от площадки до налога, оцени каждую, добавь резерв 10–15% и посчитай, сколько билетов нужно продать, чтобы выйти в ноль. Ниже — шаблон, который можно скопировать, и два условных примера: вечеринка в баре на 100 гостей и концерт в клубе на 250.
Коротко
- Смету составляют до предоплаты площадке и артистам: она показывает, сколько денег нужно до первого проданного билета.
- В расходах девять групп статей: площадка, звук и свет, артисты, персонал, продвижение, печать, билетный сервис, налог и резерв.
- Комиссия билетного сервиса и налог зависят от продаж, поэтому их считают процентом от выручки.
- Резерв на непредвиденное — 10% для знакомой площадки и 15% для первого события или нового зала.
- В условных примерах вечеринка на 100 гостей выходит в ноль на 70-м проданном билете, концерт на 250 — на 179-м.
- Колонку «факт» заполняй за день-два после события: так следующая смета будет точнее.
Что такое смета мероприятия и зачем она организатору
Смета отвечает на три вопроса. Сколько денег нужно вложить, пока не продан первый билет. Сколько билетов надо продать, чтобы не уйти в минус. И где можно урезать, если продажи идут хуже плана.
Бюджет и смета — близкие слова, но разные вещи. Бюджет — это сумма, которую ты готов потратить. Смета — расклад этой суммы по строкам: кому, за что и когда ты платишь.
Готовые шаблоны смет в интернете обычно сделаны для корпоративов и конференций: кейтеринг, трансфер, сувениры. У клубного концерта и вечеринки другие строки. Площадка может работать за выручку бара, артист — за долю с билетов, а главный доход приходит с дверей. Шаблон ниже собран под независимую сцену.
Смета — второй шаг после идеи и формата. Весь путь от идеи до дня концерта и ориентиры, сколько стоит концерт целиком, есть в гайде как организовать концерт с нуля. Если у тебя другой формат — лекция, квиз, маркет, — общий порядок действий собран в статье как организовать мероприятие.
Какие статьи расходов включить в смету
Сначала раздели расходы на две группы. Постоянные не зависят от продаж: аренду, звук и фиксированный гонорар ты заплатишь, даже если придут 10 человек. Переменные растут с каждым проданным билетом: комиссия билетного сервиса, налог, доля артиста с билетов. Это деление понадобится, когда будешь считать точку безубыточности.
| Статья | Что входит | Как обычно платят |
|---|---|---|
| Площадка | аренда зала, уборка, депозит, лишний час | фикс, зал за выручку бара или гарантия плюс процент с билетов |
| Звук и свет | аппарат, пульт, микрофоны, приборы, бэклайн, доставка и монтаж | за день аренды |
| Артисты | гонорары, дорога, проживание, бытовой райдер | фикс, доля с билетов или гарантия плюс доля |
| Персонал | звукорежиссёр, охрана, люди на входе | люди × часы × ставка |
| Продвижение | реклама, посевы в пабликах, дизайн афиши, промоутеры | фикс на рекламу, промоутерам — с каждой продажи |
| Печать и оформление | флаеры, афиши, браслеты, декор | за тираж |
| Билетный сервис | комиссия с каждого билета | процент от выручки |
| Налог | налог с дохода по твоему статусу | процент от выручки |
| Резерв | траты, которых нет в плане | 10–15% от постоянных расходов |
Площадка
Площадка — обычно самая крупная строка, и у неё больше всего скрытых доплат. С клубом или баром работают по трём схемам: фиксированная аренда, зал за выручку бара или гарантия плюс процент с билетов. При фиксе ты платишь вперёд и забираешь все деньги с билетов. При работе за бар аренда может быть нулевой. При проценте часть каждого билета уходит площадке, и это уже переменная статья.
Попроси у площадки полный список обязательных платежей, а не только «цену за вечер»: уборка, охрана, штатный звукорежиссёр, доплата за лишний час. Схемы и цены аренды разобраны в статье аренда площадки для концерта. Всё, о чём договорились, записывай в договор с площадкой: устная скидка в смету не идёт.
Звук и свет
Сначала узнай, что есть у площадки: штатный аппарат, пульт, заливка сцены. Докупай только то, чего не хватает по техрайдеру артиста. Расчёт бери у двух-трёх прокатных компаний под один и тот же список, тогда завышенная цена видна сразу. Уточни, входят ли в цену доставка, монтаж и инженер прокатчика. Что такое техрайдер и из чего состоит комплект звука, читай в статье звук, свет и бэклайн на концерте.
Артисты
В эту группу идут не только гонорары. Посчитай еду и напитки по бытовому райдеру и такси до площадки. У артиста из другого города добавляются билеты, гостиница и суточные.
Гонорар бывает трёх видов: фикс, доля с билетов и гарантия плюс доля. Фикс — постоянная статья. Доля с билетов — переменная, её считают процентом от выручки, как комиссию сервиса.
Персонал
Персонал считай по формуле: число людей × часы × ставка. Звукорежиссёр приходит на саундчек за несколько часов до открытия дверей, а охрана остаётся до выхода последних гостей. Эти часы тоже входят в смену.
Звукорежиссёра часто даёт площадка или прокатчик вместе с аппаратом. Если ищешь сам: в каталоге Профи.ру ставки звукорежиссёров в Москве начинаются от 1 200 ₽ в час. Охрана часто входит в аренду или идёт обязательной строкой от площадки, поэтому спроси заранее, сколько нужно людей и по какой ставке.
На вход хватит одного человека со сканером, а на большое событие ставь двоих, чтобы у дверей не копилась очередь. Отдельный терминал не нужен: в ROOM билеты проверяют встроенным сканером QR в телефоне, и он работает даже без интернета.
Продвижение
Сюда входят реклама в соцсетях, посевы в городских пабликах, дизайн афиши, съёмка тизера. Если зовёшь промоутеров, их заработок — тоже расход. Промоутер получает процент от цены билета или фиксированную сумму с каждого проданного билета, и платится это из твоей выручки. Это переменная статья: она растёт с каждой его продажей.
Печать и оформление
Флаеры, афиши в барах и музыкальных магазинах, браслеты на вход, баннер за сценой. Для ориентира: екатеринбургская типография «Седьмой легион» в мае 2026 года называла 2 500 ₽ за 1 000 флаеров А6 и 4 000 ₽ за 1 000 флаеров А5. Это цифровая печать с одной стороны на мелованной бумаге. В твоём городе цена будет своей, поэтому возьми расчёт в местной типографии.
Билетный сервис
Комиссию билетного сервиса считай процентом от выручки с билетов. На ROOM она 4,9–6,9% в зависимости от статуса организатора, и платит её организатор из выручки. ROOM — наша платформа. Например, у самозанятого ставка 5,9%: с билета за 1 000 ₽ комиссия 59 ₽. Актуальные условия — на странице для организаторов.
Налог
Налог зависит от статуса. Чтобы законно принимать деньги за билеты, нужен статус самозанятого, ИП или юрлица. У самозанятого — 4% с доходов от физлиц, подробнее в статье как продавать билеты самозанятому. В примерах ниже организатор самозанятый.
Какие статьи доходов бывают у концерта и вечеринки
Главный доход почти всегда — билеты. Считай их по тарифам: сколько ранних, стандартных, VIP и билетов на входе ты планируешь продать и по какой цене. Как выбрать цену и сколько тарифов делать, разобрано в статье как рассчитать цену билета.
Бар зарабатывает на напитках твоих гостей, поэтому с ним можно договориться. Варианты такие: зал бесплатно за выручку бара, скидка на аренду или процент с бара тебе. Есть и обратная схема — минимальная сумма по бару: если гости её не набрали, разницу доплачиваешь ты. Такую сумму ставь в расходы. Процент с бара ставь в доходы, только если он записан в договоре.
Мерч — футболки, сумки, постеры. В смету ставь разницу: продажи минус себестоимость партии. Непроданный мерч остаётся твоим расходом, поэтому первую партию бери небольшую.
Партнёр или спонсор — местный бренд, который даёт деньги, напитки, печать или технику за логотип на афише и упоминание со сцены. Бартер тоже записывай в смету: строка в расходах становится нулевой, а в комментарии пишешь, кто и за что её закрыл.
Отдельно учти пригласительные. Гости артистов, партнёры и пресса занимают места в зале, но платят 0 ₽. Вычти их из вместимости, когда считаешь план по билетам.
Шаблон сметы мероприятия: скопируй таблицу
Скопируй таблицу в Google Таблицы или Excel. Колонку «план» заполни до бронирования площадки, «факт» — в течение двух дней после события. В комментарии пиши, как считал: «3 диджея × 4 000 ₽», «5,9% от выручки». Через месяц ты не вспомнишь, откуда взялась цифра.
| Статья | План, ₽ | Факт, ₽ | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Расходы | |||
| Площадка: аренда, уборка, депозит | схема оплаты, что входит | ||
| Звук | что есть у площадки, что арендуешь | ||
| Свет | |||
| Бэклайн и DJ-оборудование | |||
| Гонорары артистов | фикс или доля с билетов | ||
| Дорога, проживание, райдер артистов | |||
| Звукорежиссёр | часы × ставка | ||
| Охрана | люди × часы × ставка | ||
| Вход и сканер | люди × ставка | ||
| Реклама и посевы | |||
| Дизайн афиши | |||
| Печать и оформление | тираж | ||
| Промоутеры | процент или фикс с билета | ||
| Билетный сервис | % от выручки с билетов | ||
| Налог | % по статусу | ||
| Резерв | 10–15% от постоянных расходов | ||
| Итого расходы | |||
| Доходы | |||
| Билеты: ранний | штук × цена | ||
| Билеты: стандарт | штук × цена | ||
| Билеты: на входе | штук × цена | ||
| Билеты: VIP | штук × цена | ||
| Бар | только то, что в договоре | ||
| Мерч | продажи минус себестоимость | ||
| Партнёр или спонсор | деньги или бартер | ||
| Итого доходы | |||
| Результат: доходы − расходы |
Отметь в смете, какие строки нужно оплатить заранее и к какой дате. Предоплата площадке и аванс артисту часто уходят за несколько недель до события, когда билетов продано мало. Так ты сразу видишь, сколько своих денег нужно на старт.
Пример 1: смета вечеринки в баре на 100 гостей
Это условный пример: все цифры — допущения, подставь свои цены. Формат — DJ-вечеринка в пятницу, бар вмещает 120 человек. План — 100 гостей: 90 по платным билетам и 10 по пригласительным для гостей диджеев и партнёров. Бар отдаёт зал бесплатно и забирает выручку бара. Организатор самозанятый: комиссия билетного сервиса 5,9%, налог 4%. Как собрать саму вечеринку, от формата до диджеев, читай в статье как организовать вечеринку.
| Статья | План, ₽ | Комментарий |
|---|---|---|
| Площадка | 0 | зал бесплатно, бар забирает выручку бара |
| Звук | 0 | штатный звук бара |
| DJ-оборудование | 5 000 | аренда пульта и проигрывателей |
| Свет | 2 000 | пара приборов на танцпол |
| Диджеи | 12 000 | 3 × 4 000 ₽ |
| Звукорежиссёр | 0 | диджеи подключаются сами, техник бара — по договору |
| Охрана | 6 000 | 1 человек × 6 часов × 1 000 ₽ |
| Вход и сканер | 3 000 | 1 человек на вечер |
| Реклама и посевы | 7 000 | |
| Дизайн афиши | 3 000 | |
| Печать и оформление | 2 000 | флаеры и декор |
| Постоянные расходы | 40 000 | |
| Резерв 10% | 4 000 | площадка знакомая |
| Билетный сервис 5,9% | 3 717 | от 63 000 ₽ |
| Налог 4% | 2 520 | от 63 000 ₽ |
| Итого расходы | 50 237 | |
| Билеты: ранний | 10 000 | 20 × 500 ₽ |
| Билеты: стандарт | 35 000 | 50 × 700 ₽ |
| Билеты: на входе | 18 000 | 20 × 900 ₽ |
| Итого доходы | 63 000 | 90 билетов, в среднем 700 ₽ |
| Результат | 12 763 | если резерв не потратишь — 16 763 ₽ |
Теперь найдём точку безубыточности. С билета за 700 ₽ уходит около 42 ₽ комиссии (ROOM округляет её вверх до рубля) и 28 ₽ налога, тебе остаётся 630 ₽. Постоянные расходы вместе с резервом — 44 000 ₽. Делим: 44 000 ÷ 630 ≈ 69,8. Значит, в ноль ты выходишь на 70-м проданном билете, если доли тарифов останутся как в плане. Это 78% от плана и 58% вместимости бара — запас хороший.
Пример 2: смета концерта в клубе на 250 человек
Это тоже условный пример, цифры — допущения. Формат — концерт хедлайнера из другого города и двух местных разогревов в клубе на 250 человек. План — 200 платных билетов и 15 пригласительных. Клуб берёт фиксированную аренду, в неё входят штатный звук и базовый свет. Бар остаётся клубу, и за это аренда ниже обычной. Организатор самозанятый.
| Статья | План, ₽ | Комментарий |
|---|---|---|
| Аренда клуба | 40 000 | фикс, штатный звук и базовый свет входят |
| Звук: мониторы и бэклайн | 10 000 | то, чего нет у клуба по райдеру |
| Свет: приборы и оператор | 8 000 | |
| Хедлайнер | 40 000 | фикс |
| Разогрев | 20 000 | 2 × 10 000 ₽ |
| Дорога, гостиница, райдер | 20 000 | для хедлайнера и его команды |
| Звукорежиссёр | 15 000 | 10 часов с саундчеком × 1 500 ₽ |
| Охрана на входе | 12 000 | 2 человека × 6 часов × 1 000 ₽ |
| Вход и сканер | 6 000 | 2 человека × 3 000 ₽ |
| Реклама и посевы | 25 000 | |
| Дизайн афиши | 5 000 | |
| Печать | 4 000 | флаеры и афиши |
| Постоянные расходы | 205 000 | |
| Резерв 10% | 20 500 | клуб знакомый |
| Билетный сервис 5,9% | 16 520 | от 280 000 ₽ |
| Налог 4% | 11 200 | от 280 000 ₽ |
| Итого расходы | 253 220 | |
| Билеты: ранний | 50 000 | 50 × 1 000 ₽ |
| Билеты: стандарт | 140 000 | 100 × 1 400 ₽ |
| Билеты: на входе | 40 000 | 25 × 1 600 ₽ |
| Билеты: VIP | 50 000 | 25 × 2 000 ₽, место у сцены и встреча с артистом |
| Итого доходы | 280 000 | 200 билетов, в среднем 1 400 ₽ |
| Результат | 26 780 | если резерв не потратишь — 47 280 ₽ |
Точка безубыточности: с билета за 1 400 ₽ после комиссии (около 83 ₽) и налога (56 ₽) остаётся 1 261 ₽. Постоянные расходы с резервом — 225 500 ₽. Делим: 225 500 ÷ 1 261 ≈ 178,8, в ноль выходишь на 179-м билете. Это почти 90% плана и 72% зала. Запас всего 21 билет: если продашь 160 и потратишь резерв, уйдёшь в минус примерно на 23 700 ₽.
Сравни два примера. У вечеринки нет аренды и гостя из другого города, поэтому запас большой. У концерта постоянные расходы в пять раз выше, и точка безубыточности почти совпадает с планом. Что делать в таком случае — договориться с клубом по-другому, предложить хедлайнеру долю с билетов или взять зал меньше, — разобрано в статье как рассчитать цену билета.
Сколько закладывать в резерв на непредвиденное
Резерв — строка на траты, которых нет в плане: такси за забытым кабелем, лишний час аренды, перерасход рекламы, замена сломанного прибора. Бери 10% от постоянных расходов, если площадка и команда знакомые. Для первого события или нового зала бери 15%. Для сравнения, конгресс-центр ЦМТ в своём блоге советует закладывать на крупные мероприятия «подушку безопасности» 10–20% от общей суммы.
Резерв считают от постоянных расходов. Комиссия и налог в резерве не нужны: они считаются от фактической выручки и сами меняются вместе с продажами.
Включай резерв в точку безубыточности. Без него первый же непредвиденный расход съест весь плюс. Деньги из резерва, которые не понадобились, после события становятся твоей прибылью — в примерах выше это 4 000 ₽ и 20 500 ₽.
Не прячь в резерв то, что можно запланировать. Если вечеринке нужен свет, это строка «свет». Резерв — только для того, чего ты не мог предвидеть.
Как вести план и факт после события
Колонку «факт» заполни в течение одного-двух дней после события, пока помнишь все чеки. Сначала внеси доходы по тарифам: в аналитике продаж ROOM видно продажи по дням и тарифам и источники. Потом расходы — по чекам и переводам. Дальше сравни строки и запиши в комментарий, почему разошлось.
Вот как это выглядит на вечеринке из первого примера. Продали 78 билетов вместо 90, на рекламу ушло больше, охрана осталась на лишний час, а за оборудованием пришлось ехать на такси.
| Статья | План, ₽ | Факт, ₽ | Почему разошлось |
|---|---|---|---|
| Билеты | 63 000 | 53 400 | 20 ранних, 44 стандарт, 14 на входе: на входе купили меньше, чем ждали |
| Реклама и посевы | 7 000 | 9 000 | докупили посевы за неделю до даты |
| Охрана | 6 000 | 7 000 | лишний час |
| Такси за оборудованием | 0 | 1 500 | этой строки не было в плане |
| Остальные постоянные расходы | 27 000 | 27 000 | без изменений |
| Резерв | 4 000 | 0 | перерасход 4 500 ₽ записан в своих строках |
| Билетный сервис 5,9% | 3 717 | 3 151 | от 53 400 ₽ |
| Налог 4% | 2 520 | 2 136 | от 53 400 ₽ |
| Итого расходы | 50 237 | 49 787 | |
| Результат | 12 763 | 3 613 |
По билетам вечеринка прошла точку безубыточности: продано 78 при плановых 70. Но перерасход 4 500 ₽ оказался больше резерва в 4 000 ₽, а дорогих билетов на входе купили меньше. В итоге вместо 12 763 ₽ осталось 3 613 ₽.
Выводы на следующий раз: заложить такси в план, заранее договориться с охраной о почасовой оплате и раньше запускать рекламу, чтобы не докупать её в последнюю неделю. Сохрани заполненную смету. Для следующего события это уже твой собственный прайс: сколько стоил звук, сколько билетов ушло на входе, какая реклама сработала.
Какие ошибки ломают смету
- Считать только постоянные расходы. На концерте из второго примера комиссия и налог — почти 28 000 ₽.
- Ставить в доходы полный зал. Считай от плана продаж и сверяй точку безубыточности с реальной заполняемостью.
- Забыть пригласительные. Они занимают места, но не приносят денег.
- Верить устным договорённостям. Процент с бара и бесплатный зал попадают в смету только из договора.
- Не заполнять факт. Без него каждая следующая смета снова строится на догадках.
Что в итоге
Смета мероприятия — это девять групп расходов, четыре источника дохода и две колонки: план и факт. Раздели расходы на постоянные и переменные, добавь резерв 10–15% и посчитай, на каком билете выходишь в ноль. Если точка безубыточности почти совпадает с планом, меняй смету до предоплаты, а не после. После события заполни факт: он сделает следующую смету точнее любого шаблона.
Создать событие на ROOM Заведи тарифы из своей сметы и смотри продажи по дням и тарифам — комиссия 4,9–6,9% в зависимости от статуса.