Чек-лист организации мероприятия — это список задач по периодам, где у каждой задачи есть ответственный и отметка «сделано». Ниже шесть таблиц: за 8–6 недель, за 5–3 недели, за 2 недели, последняя неделя, день события по часам и следующий день. Скопируй их в свою таблицу или заметки и раздай команде.
Коротко
- Шесть периодов: 8–6 недель, 5–3 недели, 2 недели, последняя неделя, день события по часам, следующий день.
- У каждой задачи один ответственный. Задача «на всех» обычно остаётся несделанной.
- Последняя неделя решает продажи: в неё уходит 58,8% билетов, включая вход (исследование ROOM).
- Техрайдеры собирай за 8–6 недель, сверяй с площадкой за 5–3 недели, подтверждай аренду техники за 2 недели.
- План Б для входа: сканер работает без интернета, но телефоны нужно зарядить и открыть сканер заранее.
- На следующий день — расчёты, сверка со сметой и заметки на следующий раз.
Как пользоваться этим чек-листом
В колонке «Кто отвечает» стоят роли, а не имена. Перед стартом впиши вместо ролей конкретных людей.
- Организатор — главный, держит связь с площадкой и артистами, отвечает за деньги.
- Промо — ведёт соцсети, анонсы, промоутеров.
- Техника — звукорежиссёр или человек, который отвечает за оборудование.
- Вход — тот, кто стоит на двери со сканером.
- Площадка — администратор или арт-директор зала.
В маленькой команде один человек часто совмещает две-три роли. Это нормально, если он знает об этом заранее. Колонку «Отметка» заполняй галочкой или датой выполнения.
Этот чек-лист — про задачи. Почему решения идут именно в таком порядке и как выбрать формат, бюджет и площадку, разобрано в гайде как организовать мероприятие.
За 8–6 недель: формат, бюджет, площадка, лайнап
В эти недели ты закладываешь основу. Всё, что решено здесь, потом дорого менять.
| Задача | Кто отвечает | Отметка |
|---|---|---|
| Записать на одной странице формат, цель и прогноз гостей | Организатор | ☐ |
| Выбрать дату и проверить городскую афишу на пересечения | Организатор | ☐ |
| Собрать смету и посчитать, сколько билетов нужно продать, чтобы выйти в ноль | Организатор | ☐ |
| Выбрать площадку, проверить её и подписать договор | Организатор, Площадка | ☐ |
| Подтвердить артистов или спикеров письменно: дата, длина сета, гонорар | Организатор | ☐ |
| Запросить техрайдеры у всех артистов | Организатор, Техника | ☐ |
| Убедиться, что есть статус для приёма денег | Организатор | ☐ |
| Распределить роли в команде и вписать имена в этот чек-лист | Организатор | ☐ |
Смету удобно собирать по шаблону из статьи смета мероприятия: там статьи расходов и резерв на непредвиденное. Чтобы законно принимать деньги за билеты, нужен статус самозанятого, ИП или юрлица — как начать, рассказано в статье как продавать билеты самозанятому.
Проверка площадки — отдельный большой список: электрика, шумовые ограничения, ответственность за поломку, вход и эвакуация. Он собран в статье что проверить перед арендой площадки. Здесь мы его не повторяем, чтобы чек-лист остался коротким.
Запрашивай техрайдер до того, как окончательно подтвердил артиста. Если группе нужны три вокальных микрофона, барабаны и отдельные мониторы, а у площадки этого нет, ты узнаешь об этом до договора, а не за день до концерта.
За 5–3 недели: билеты, анонс, техника
Теперь событие выходит наружу. Цель этого периода — работающая ссылка на билеты и первая волна продвижения.
| Задача | Кто отвечает | Отметка |
|---|---|---|
| Создать страницу события: описание, программа, адрес, время, фото | Организатор | ☐ |
| Настроить тарифы: ранний, стандарт, на входе, при необходимости VIP | Организатор | ☐ |
| Задать даты, когда цена тарифа растёт | Организатор | ☐ |
| Создать промокоды для партнёров и друзей артистов | Организатор, Промо | ☐ |
| Позвать промоутеров и задать им вознаграждение | Организатор, Промо | ☐ |
| Сделать афишу в форматах для постов и сторис | Промо | ☐ |
| Отдать артистам пакет: афиша, текст поста, ссылка на билеты | Промо | ☐ |
| Выпустить анонс и открыть продажи | Промо | ☐ |
| Расписать план продвижения по неделям | Промо | ☐ |
| Сверить техрайдеры с тем, что есть на площадке | Техника, Площадка | ☐ |
| Заказать недостающий звук, свет и бэклайн | Техника | ☐ |
| Составить черновик гостевого списка: кого зовёшь бесплатно | Организатор | ☐ |
На ROOM тарифы, цены по датам и промокоды настраиваются на странице события. Для разового платного события можно задать, что до одной даты тариф стоит одну сумму, а потом дороже, и цена вырастет сама. У промокода есть лимит использований, лимит на одного покупателя и нижний предел цены. Комиссия — 4,9–6,9% в зависимости от статуса, её платит организатор, подробности на странице для организаторов. ROOM — наша платформа.
План продвижения по каналам и неделям разобран в статье как продвигать мероприятие. Что сверять в райдерах и как читать input list, объясняет гайд про звук, свет и бэклайн.
За 2 недели: команда, подрядчики, бар и вход
За две недели до даты всё внешнее должно быть подтверждено письменно. Устные «да, привезём» здесь превращаются в сообщения с временем и суммой.
| Задача | Кто отвечает | Отметка |
|---|---|---|
| Подтвердить подрядчиков письменно: время заезда, монтажа и выезда | Техника | ☐ |
| Добавить в команду события менеджера и фейс-контроль | Организатор | ☐ |
| Договориться с площадкой о баре: с какого часа работает, кто стоит за стойкой | Организатор, Площадка | ☐ |
| Уточнить гардероб: есть ли он, кто работает, платный ли | Организатор, Площадка | ☐ |
| Уточнить охрану: сколько человек, с какого часа, кто решает спорные ситуации на входе | Организатор, Площадка | ☐ |
| Выдать пригласительные гостям, артистам и партнёрам | Организатор | ☐ |
| Собрать таблицу контактов команды, артистов, площадки и подрядчиков | Организатор | ☐ |
| Набросать тайминг дня: заезд, саундчек, двери, сеты, финал | Организатор, Техника | ☐ |
| Провести вторую волну продвижения: лайнап, подробности, видео | Промо | ☐ |
| Посмотреть продажи по тарифам и решить, менять ли что-то | Организатор | ☐ |
Команду события удобно собрать заранее: менеджер помогает с тарифами и настройками, фейс-контроль только сканирует билеты. Кто что может и как пригласить человека — в статье команда ивента: менеджер и фейс-контроль.
Таблицу контактов сделай с колонками: имя, роль, телефон, за что отвечает, до скольки на связи. В день события её распечатай. Когда что-то сломалось, искать телефон звукорежиссёра в переписке некогда.
Пригласительные выдавай заранее, а не на входе по устному списку. Тогда приглашённые проходят через тот же сканер, и ты видишь, сколько людей будет в зале вместе с ними.
Последняя неделя: тайминг, сканер, план Б
Эта неделя плотнее остальных. В неё же приходится главный рывок продаж: 41,6% билетов покупают за последние три дня до начала, включая вход.
| Задача | Кто отвечает | Отметка |
|---|---|---|
| Разослать финальный тайминг команде, артистам, площадке и подрядчикам | Организатор | ☐ |
| Составить расписание саундчека, у каждого артиста свой слот | Техника | ☐ |
| Закрыть гостевой список и проверить, что все пригласительные выданы | Организатор | ☐ |
| Проверить сканер на телефоне каждого, кто будет на входе | Вход | ☐ |
| Зарядить телефоны, взять пауэрбанки и запасной телефон | Вход | ☐ |
| Распечатать QR-код со ссылкой на билеты для двери и бара | Промо | ☐ |
| Распечатать тайминг и таблицу контактов | Организатор | ☐ |
| Собрать запас: кабели, батарейки для микрофонов, удлинители, скотч | Техника | ☐ |
| Запустить финальный пуш: посты, сторис, напоминание артистам | Промо | ☐ |
| Проверить прогноз погоды, если что-то проходит на улице | Организатор | ☐ |
| Расписать план Б на случай сбоев (таблица ниже) | Организатор | ☐ |
Как пользоваться сканером билетов, по шагам описано в инструкции как сканировать билеты на входе. Купившим билет ROOM сам напомнит о событии за 24 часа и за 2 часа до начала, так что твоя задача на последние дни — новые покупатели, а не напоминания старым.
Проведи короткую репетицию входа: пусть кто-то из команды купит билет, а человек на двери его отсканирует. Так ты заранее увидишь, хватает ли света у входа, как быстро читается QR и понимает ли помощник, что делать с билетом на несколько человек.
День события по часам
Время в таблице отсчитывается от открытия дверей. Подставь свои часы: если двери открываются в восемь вечера, то «за 4 часа» — это четыре часа дня.
| Когда | Задача | Кто отвечает | Отметка |
|---|---|---|---|
| За 6–5 часов | Заезд, разгрузка, монтаж звука и света | Техника, Площадка | ☐ |
| За 4 часа | Саундчек по расписанию, обычно первым проверяется тот, кто играет последним | Техника | ☐ |
| За 2 часа | Бар, гардероб и охрана на местах, свет у входа и в зале проверен | Площадка | ☐ |
| За 1,5 часа | Сканер открыт на всех телефонах входа, QR-код на двери, гостевой список под рукой | Вход | ☐ |
| За 1 час | Брифинг команды: зоны, контакты, тайминг, что делать при сбоях | Организатор | ☐ |
| За 30 минут | Встретить артистов, проверить гримёрку, воду и порядок выхода | Организатор | ☐ |
| Двери | Начать вход, следить за очередью | Вход | ☐ |
| Первые 30 минут | Проверить, что продажа на входе работает и очередь не растёт | Вход, Организатор | ☐ |
| Начало программы | Следить за таймингом, держать 15–20 минут буфера между сетами | Техника, Организатор | ☐ |
| Каждый час | Сверять число вошедших со вместимостью зала | Вход | ☐ |
| Финал | Поблагодарить гостей со сцены и назвать следующую дату, если она есть | Организатор | ☐ |
| Закрытие | Демонтаж, фото площадки, собрать своё оборудование | Техника, Организатор | ☐ |
| Перед уходом | Первичный расчёт с площадкой, если так договорились | Организатор | ☐ |
Брифинг за час до дверей кажется лишним, пока что-то не сломается. За пять минут каждый ещё раз говорит, где его зона и кому звонить, а ты проверяешь, что у всех есть распечатка контактов.
План Б: что делать, если что-то пошло не так
Сбои на живом событии почти неизбежны. Хороший план Б — это готовый ответ на вопрос «что делаем», записанный до дня события.
| Что случилось | Что делаешь |
|---|---|
| Пропал интернет на входе | Сканер ROOM работает без интернета, продолжай проверять билеты. Открой его на всех телефонах заранее, пока связь есть |
| Сел телефон со сканером | Переходишь на запасной телефон, где у человека тоже есть доступ ко входу, и ставишь основной на зарядку |
| На входе растёт очередь | Добавляешь второго человека со сканером, гостевой список отдаёшь отдельному человеку |
| Артист опаздывает | Предыдущий артист или DJ играет дольше, ведущий держит зал, тайминг сдвигается на буфер |
| Артист не приехал | Зовёшь запасного артиста, о котором договорился заранее, и честно объясняешь гостям, что изменилось |
| Сломался микрофон или кабель | Берёшь запасной из набора, звукорежиссёр меняет его между песнями |
| Выбило электричество | Звонишь ответственному от площадки: ты заранее знаешь, где щиток и кто к нему имеет доступ |
| Людей больше, чем мест | Останавливаешь вход, пока не освободится место. Чтобы этого не случилось, ставь лимит билетов в тарифах не больше вместимости с учётом пригласительных |
| Конфликт в зале | Подключаешь охрану площадки и администратора, их телефоны есть в таблице контактов |
| Дождь на открытой площадке | Переносишь программу под навес или в помещение по заранее согласованному плану |
Сбой связи на входе пугает организаторов чаще всего, но он закрывается подготовкой. Открой сканер заранее, держи заряд и запасной телефон. Тогда даже в подвале без сети гости проходят без задержек.
На следующий день
Пока цифры и детали свежие, закрой событие до конца. Через неделю ты половину не вспомнишь.
| Задача | Кто отвечает | Отметка |
|---|---|---|
| Рассчитаться с площадкой по договору | Организатор | ☐ |
| Выплатить гонорары артистам и оплатить подрядчиков | Организатор | ☐ |
| Вернуть арендованное оборудование | Техника | ☐ |
| Сверить фактические расходы со сметой | Организатор | ☐ |
| Посмотреть продажи по дням, тарифам и источникам | Организатор, Промо | ☐ |
| Сравнить число гостей с прогнозом | Организатор | ☐ |
| Поблагодарить гостей, выложить фото, назвать следующую дату | Промо | ☐ |
| Записать, что сломалось и что сработало | Вся команда | ☐ |
Сверка со сметой показывает, где ты ошибся в оценках. Обычно перерасход прячется в мелочах: такси, еда команды, лишний час аренды. Разбор продаж по дням и тарифам подсказывает, когда в следующий раз ставить ранний тариф и где усиливать продвижение.
Последний пункт стоит сделать даже после удачного вечера. Пять строк «что сломалось» и пять строк «что сработало» превращают этот чек-лист в твой собственный: в следующий раз ты допишешь в него то, что выучил на практике.
Что в итоге
Чек-лист организации мероприятия держится на трёх правилах: задачи разбиты по периодам, у каждой есть один ответственный, а на рискованные моменты заранее есть план Б. За 8–6 недель закладывай основу, за 5–3 открывай продажи, за 2 недели подтверждай всё письменно, а последнюю неделю отдай таймингу, сканеру и финальному пушу. На следующий день рассчитайся со всеми и запиши выводы, пока помнишь детали.
Создать событие на ROOM Настрой тарифы, раздай команде роли и проверяй билеты на входе сканером, который работает и без интернета.