Как организовать вход на мероприятие: очередь, сканер, фейс-контроль

Контроль билетов на входе держится на трёх вещах: на двери хватает людей в самый плотный момент, у каждого своя роль, а на спорные случаи заранее есть правило. Посчитай, сколько гостей придёт в пиковые 15 минут, раздели очередь на тех, у кого билет на экране, и тех, кому нужна помощь, и открой сканер на всех телефонах, пока есть связь. Тогда вход идёт ровно, даже если в подвале пропадёт интернет.

Коротко

• Считай пик, а не весь вечер. Двести гостей за четыре часа пропустит один человек, двести гостей за двадцать минут соберут очередь на улице.
• Очередь растят трудные гости. Пять человек, которых ищешь по имени, занимают дверь дольше, чем пятьдесят с готовым QR.
• 27,7% билетов покупают в день события или на входе (исследование ROOM). Продажу у двери держи в стороне от сканера.
• 25,5% заказов — на двоих и больше. По билету на компанию ты отмечаешь, сколько человек вошло.
• Без интернета вход не встаёт, если сканер открыт заранее и не закрыт.
• На следующий день сверь вошедших с проданными. Разница — твоя неявка, она пригодится на следующем событии.

Сколько людей нужно на входе мероприятия?

Число людей на двери считают от пика, а не от общего числа гостей. Люди приходят неравномерно. Больше всего их собирается сразу после открытия дверей и перед выходом главного артиста.

Посчитать можно в три шага.

1. Оцени, сколько гостей придёт в самые плотные 15 минут. Если ты уже делал похожие события, вспомни, когда была самая длинная очередь и сколько в ней стояло людей.
2. Засеки, сколько времени уходит на одного гостя. Проверь это на репетиции: QR на экране, сканер, «проходи». Отдельно засеки гостя, которого ищешь по имени.
3. Сравни: хватает ли одного человека, чтобы пропустить всех за эти 15 минут.

Ниже условный пример. Цифры придуманы для расчёта, твои будут другими.

Из примера видно главное. Обычный гость проходит за секунды, а трудный стоит у двери минуту и больше. Пока его ищут, за ним стоят все остальные. Поэтому второй человек на входе нужен прежде всего для трудных случаев: он отводит их в сторону, а основной поток идёт дальше.

Если людей в пик всё равно не хватает, растяни пик. Дай гостям причину прийти раньше: сильный первый сет, бар с первых минут, короткую программу до основного выступления. И напиши в анонсе не только время дверей, но и время начала программы.

Кто стоит на входе и за что отвечает

На маленьком событии вход держит один человек. Когда гостей больше, роли лучше разделить, даже если их выполняют друзья.

ROOM — наша платформа. В ней помощнику на входе дают роль «фейс-контроль». Он видит только сканер и статистику входа, а деньги и настройки события ему не видны. Пригласи помощников в команду события заранее: как это сделать и чем фейс-контроль отличается от менеджера, разобрано в статье команда ивента: менеджер и фейс-контроль.

В клубах фейс-контролем называют ещё и отбор на входе: кого пускать, а кого нет. Это решают ты и охрана площадки, а не человек со сканером. Если есть дресс-код или строгий отбор, напиши об этом на странице события до старта продаж. Как договориться об этом с клубом, рассказано в гайде как организовать вечеринку.

Продажа у двери идёт через страницу события. Гость наводит камеру на плакат с QR, покупает билет со своего телефона и встаёт в очередь на сканер. Сделай для двери отдельную промо-ссылку: к ней есть плакат с QR, а по ссылке видно переходы и продажи. После события ты узнаешь, сколько билетов купили прямо у входа.

Как выстроить очередь на входе мероприятия

Очередь двигается быстро, когда каждый гость сразу попадает в свой поток. Вот что для этого сделать.

• Раздели вход на две линии: «билет на экране» и «помощь». Во вторую идут те, кому нужно купить билет, найти его по имени или пройти по гостевому списку. Повесь у каждой линии табличку.
• Перед дверью повесь объявление: «Открой билет заранее и прибавь яркость экрана». Гость, который ищет письмо с билетом у самого сканера, стоит дольше остальных.
• Поставь свет у сканера. В темноте и с бликом QR читается медленнее.
• Плакат с QR для покупки вешай перед очередью, там, где у гостей ловит связь. В подвале без сигнала купить билет у двери не получится.
• Попроси компании держать один общий билет. Тот, у кого он, проходит первым и называет, сколько человек с ним.

Компаний на входе будет много. 25,5% заказов оформляют на двоих и больше, и такие заказы дают 43,4% проданных билетов. Это значит, что больше двух пятых зала проходит по билетам на компанию.

Что подготовить до открытия дверей

Полный список задач на день события есть в чек-листе организации мероприятия. Для входа самое нужное такое:

• зарядить телефоны, взять пауэрбанк и запасной телефон, на котором у помощника тоже есть доступ ко входу;
• проверить, что каждый помощник принял приглашение в команду и видит событие в сканере;
• открыть сканер на всех телефонах входа примерно за полтора часа до дверей, пока есть связь, и не закрывать его;
• назвать старшего входа и договориться о правилах спорных случаев;
• распечатать таблицу контактов и плакат с QR для покупки;
• проверить свет у двери и место для двух линий.

Что показывает сканер и что делать в спорных случаях

Проверка билетов на входе обычно идёт гладко, но спорные случаи всё равно бывают. Ниже главные ответы сканера: что каждый значит и как поступить. Как пользоваться сканером по шагам, описано в инструкции как сканировать билеты на входе.

Билет уже использован

Это частый спор. Обычно случилось одно из двух: кто-то прошёл по копии этого QR или гость выходил покурить и вернулся. Не разбирай это в дверях. Отведи гостя в сторону, чтобы очередь шла.

Найди билет поиском по имени или телефону покупателя. Спроси, кому гость пересылал билет. Дальше решает старший входа. Правило лучше придумать заранее: пускаешь ли покупателя, если по его билету прошёл другой человек, и что ты при этом говоришь. Главное, чтобы правило было одно на всех, кто стоит на двери.

Предупреди гостей в анонсе, чтобы не выкладывали билет в соцсети и не пересылали его. Кто первым пройдёт по копии QR, тот и прошёл.

Гость без телефона или с севшим телефоном

Билет можно найти вручную: по номеру билета или по имени и телефону покупателя. Если билет покупал друг, попроси позвонить ему и узнать имя или номер. Такие поиски веди на линии «помощь». Основной сканер в это время пропускает остальных.

Билет на компанию

Один билет бывает на нескольких человек. При сканировании ты отмечаешь, сколько из них вошло. Если часть компании опаздывает, отметь только тех, кто пришёл. Остальные пройдут по тому же билету, когда доберутся.

Сканер билетов без интернета: как проверять вход в подвале

В подвалах, старых зданиях и на открытом воздухе связь часто пропадает именно тогда, когда у двери собирается толпа. Сканер ROOM работает и без интернета, но его нужно подготовить.

Открой сканер на каждом телефоне входа заранее, пока есть связь, и не закрывай его. Он скачает на телефон список билетов события. Без связи сканер проверяет билеты по этому списку и запоминает, кого пропустил. Когда связь вернётся, отметки уйдут на сервер сами.

Без связи телефоны не знают, кого пропустил соседний. Если два телефона пропустят один и тот же билет, сервер увидит это при синхронизации и отметит повторный проход. Поэтому, пока связи нет, внимательнее смотри на гостей, которые показывают скриншот.

Если ты продаёшь билеты у двери, помни: билет, купленный уже после того, как сканер потерял связь, телефон может ещё не знать. Без связи такого гостя сканер может пропустить «под запись»: проход сохранится на телефоне, а сервер проверит билет, когда связь вернётся. Повесь плакат для покупки там, где связь есть, и заранее реши, кто разбирает такие случаи.

Бывает и другая беда: ломается сам билетный сервис, а не связь на площадке. Что делать тогда, разобрано в статье билетный сервис не работает: что делать.

Можно ли выйти и вернуться: браслеты и печати

После сканирования билет отмечен как использованный, и второй раз по нему не пройти. Значит, повторный вход нужно решить до открытия дверей.

Площадки обычно выбирают один из вариантов:

• выход без возврата, и ты честно пишешь об этом на странице события;
• браслет на руку на входе, по которому пускают обратно;
• печать на запястье, она дешевле браслета, но в темноте её видно хуже;
• зона для курения внутри, тогда выходить на улицу почти не нужно.

Браслеты и печати — инструмент площадки и охраны, к билетам они не привязаны. Договорись заранее, кто их выдаёт и кто проверяет на обратном входе. Иначе вернувшиеся гости встанут в общую очередь и будут спорить со сканером.

Пригласительные и гостевой список

Бумажный список «я от Димы» сильно тормозит вход. Каждого гостя ищут глазами по листу, а кого-то в списке не оказывается.

Выдай каждому гостю из списка пригласительный — бесплатный билет. Он проходит через тот же сканер, и приглашённый идёт в общую линию, а не в спор у двери. Пригласительные выдавай до дня события и закрой список в заранее объявленный день.

Приглашённых учитывай во вместимости. Они занимают место в зале так же, как те, кто купил билет. Если артист в последний момент приводит гостя, пусть его встречает человек на линии «помощь», а не основной сканер.

Если всё событие бесплатное, логика та же: регистрация по билету и проверка тем же сканером. Как удержать явку на таком событии, рассказано в статье бесплатное мероприятие с регистрацией.

Что делать, если у входа давка

Давка начинается в двух случаях. Людей у двери больше, чем дверь успевает пропустить, и задние давят на передних. Или в зале уже тесно, а вход продолжается.

Если очередь у двери превращается в толпу:

1. Останови вход и громко скажи, что это пауза на минуту.
2. Позови охрану площадки: ей проще выстроить людей в линию и отодвинуть их от двери.
3. Открой вторую точку проверки, если есть второй телефон и человек.
4. Возобнови вход, когда перед дверью станет свободно.

Если тесно уже в зале, останови вход, даже если у людей на улице есть билеты. Безопасность важнее билетов. Статистика входа показывает, сколько человек вошло. Сколько из них ещё внутри, она не скажет, поэтому в зал смотри своими глазами.

Чтобы до этого не дошло, ставь лимит билетов в тарифах не больше вместимости площадки с учётом пригласительных. Для крупных событий бывают обязательные уведомления и требования безопасности. Уточни их в администрации своего города заранее.

Как сверить вход с продажами после события

На следующий день сравни несколько чисел, пока детали свежие.

Разница между «продано и выдано» и «вошло» — твоя неявка. Запиши её рядом с днём недели, погодой и форматом. На следующем событии ты точнее посчитаешь пик, число людей на двери и вместимость.

Порядок подготовки самого события, от площадки до расчётов, разобран в гайде как организовать мероприятие.

Что в итоге

Вход на мероприятие планируют от пика: посчитай гостей в самые плотные 15 минут и время на одного гостя. Раздели очередь на «билет на экране» и «помощь», назови старшего и запиши правила спорных случаев. Открой сканер на всех телефонах заранее, пока есть связь, и договорись с площадкой о повторном входе и охране. На следующий день сверь вошедших с проданными и запиши выводы.